Le métier de Assistant de gestion

L’activité principale du poste d’assistant de gestion administrative consiste à gérer l’ensemble des flux administratifs d’une entreprise.

Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif, les traite, les classe, les archive et les met à disposition du dirigeant.

Ses missions :

• Filtrer et transmettre le courrier, les appels téléphoniques.
• Rédiger les ordres d'achats, gérer la facturation.
• Suivre les commandes clients, gérer les litiges.
• Gérer, organiser, vérifier et transmettre l'ensemble des informations et des documents nécessaires à de la gestion administrative.
• Gérer le secrétariat général et la mise en forme des documents.

L'assistant de gestion en comptabilité prépare les éléments constitutifs des paies et de la facturation. Il effectue la saisie des factures, des titres et des mandats et procède au rapprochement bancaire.

Ses missions :

• Participer à la construction des documents budgétaires : budget initial, budgets rectificatifs.
• Participer à la mise en œuvre du budget dans le progiciel de gestion de l’entreprise et aux affectations de crédits sur les centres de pilotage.
• Suivre les opérations de clôture en lien avec l'agence comptable et la direction des systèmes d'information pour déterminer et analyser le résultat budgétaire de l'exercice.
• Participer à la formalisation des procédures budgétaires et à leur simplification et sécurisation dans le cadre du contrôle interne budgétaire.
• Préparer la paie, les tâches et les composants de la facture.
• Établir les factures, les garanties.
• Effectuer le suivi de la trésorerie et la vérification de sa fiabilité.
• Définir et mettre en œuvre les lois fiscales statutaires et les déclarations sociales.
• Configurer le système de traitement des données comptables (taux de cotisation sociale, etc.)
• Vérifier et enregistrer les reçus de la société : factures, rappels, saisie des paiements des clients, etc.

L’assistant de gestion de production accompagne le gestionnaire dans l’organisation et le suivi de la production. Il est en charge du lancement des ordres de fabrication, de la saisie des journaux de production et de bons de travail.

Ses missions :

• Préparer les dossiers d’expédition des commandes aux clients en respectant la réglementation du pays destinataire et les spécificités clients : impression des étiquettes, édition des BL, etc.
• Préparer la facturation client et la saisie dans le système de gestion informatique.
• Générer les documents qualité pour assurer la traçabilité des produits conformément aux procédures qualité et les archives.
• Établir en fin de période les documents de suivi statistiques des expéditions et de la facturation.
• Assurer le classement de l’ensemble des documents.
• Participer à la gestion administrative des activités de production et à leur traçabilité.
• Préparer les dossiers de fabrication.

L'assistant de gestion commerciale assure le suivi des clients et de leurs commandes en collaboration avec les commerciaux sur le terrain ainsi qu'avec la direction commerciale.

Ses missions :

• Assurer la gestion administrative des dossiers clients.
• Recevoir les clients : accueil et information du public, présentation de nos produits, renseignements relatifs aux dispositifs de financement.
• Rédiger les documents professionnels (conventions, procédures).
• Organiser l'activité et la logistique : gestion des plannings, prise de RDV, gestion des salles.
• Anticiper et gérer les situations problématiques.
• Organiser les réunions, rédiger les comptes-rendus.
• Participer au suivi chiffré de l'activité : reportings, extractions, bilan annuel.